Бережливый офис: практический пример

[nurnobi40]

В литературе сообщается о нескольких преимуществах внедрения подходов Lean и Kaizen в отраслях из разных секторов и стран. Технологические достижения и глобализация меняют способы, которыми операционные менеджеры управляют производством товаров и услуг, в том числе способы взаимодействия фабрик, поставщиков и клиентов при ведении своего бизнеса. В этом случае мы представим практический пример методологии Lean Office.

Этот глобальный контекст изменил методы работы компаний, так что организации, которые когда-то были местными, стали национальными и глобальными со всеми их преимуществами и проблемами. Конкурентоспособность бизнеса позволила организациям преодолеть конкуренцию и, следовательно, необходимость постоянного улучшения производственного процесса, производительности и качества своих продуктов и услуг, поэтому они стремились к инновациям, увеличивая их ценность.

Если вы хотите глубже углубиться в методологию Lean Office, мы рекомендуем прочитать следующий контент:

Откуда взялась концепция и как она возникла: «Бережливый офис»?
Бережливый офис: концепция и применение.
Бережливый офис: как сделать ваш офис экономичным и продуктивным?
Практический пример бережливого офиса – контекстуализация
В этом посте представлен успешный случай внедрения Lean Office в государственном секторе, отражаются его основные достижения с точки зрения производительности и интеграции команды, а также сообщается о случае общественной организации (ассоциации муниципалитетов), занимающейся лечением твердые отходы в регионе Португалии.

Эта организация начала внедрение бережливого офиса в 2010 году, что было вызвано инициативой по реструктуризации всех отделов поддержки. Цель заключалась в том, чтобы сконцентрировать пять существующих отделов (отдел управленческого контроля, финансовый отдел, отдел снабжения, отдел кадров и административный отдел) в один отдел.

Компания, основанная в 1982 году как Ассоциация муниципалитетов для восьми муниципалитетов, осуществляла комплексное управление отходами, восстановление, развитие и строительство инфраструктуры, а также организовывала информационные кампании для населения, численность которого оценивается почти в 1 миллион человек. В 2010 году Совет директоров утвердил новую организационную структуру, сосредоточив всю деятельность по поддержке бизнеса в одном департаменте. Ниже приведены данные по региону и выбрасываемым отходам.

Область
8 муниципалитетов;
Площадь – 648 км²;
Население: 1 миллион жителей.
Твердые отходы
Производство Urban Solid Res (2010 г.) – 509 527 тонн;
Тренировка – 1,44 кг/чел/день.
Новое руководство – бережливый офис
Человек, которому было поручено возглавить этот новый, более крупный отдел, воспользовался возможностью внести культурные изменения , чтобы повысить производительность всей команды. Этот новый руководитель решил внедрить бережливый подход к офисам (Lean Office) как инструмент для достижения более высокой производительности и более эффективной среды управления.

В то время существовавшими отделами с соответствующим количеством сотрудников были: отдел управленческого контроля (4), финансовый отдел (4), отдел снабжения (10), отдел кадров (4) и административный отдел (4).

Воспользуйтесь возможностью узнать о курсе лидерства FM2S Career and Leadership Training для новых менеджеров .

Бережливый офис - Проект Кайдзен
Инструментом, выбранным для этого предложения, был Lean Office, и был разработан план — Kaizen Project — с воздействием на ежегодную оценку ин литва whatsapp номер телефона дивидуальной производительности всех работников. Фазы проекта Кайдзен были следующими:

А. Бережливое представление событий и проектов; Б. Определение приоритетов; C. Определение пилотной группы; D. Применение методологии.

Первый этап этого проекта (Бережливая презентация событий и проектов) состоялся в марте 2010 года. Было выбрано несколько сотрудников из всех команд, и с помощью внешнего консультанта были переданы основные принципы Лин . Так команда узнала о методологическом подходе кайдзен. На этом первом мероприятии команда не знала, чего от них ждут в отношении этого нового проекта и нового способа работы.

Если вы не знакомы с методологией Кайдзен, зайдите на нашу платформу EAD прямо сейчас и узнайте о курсе Lean FM2S Specialist . Не откладывайте до завтра, чтобы улучшить свою карьеру!

На втором этапе (Определение приоритетов) для картирования был выбран наиболее важный процесс в каждой рабочей группе. После создания этой карты каждому процессу была поставлена ​​цель повышения эффективности на 25%.

На этапе - определение пилотной команды (третий этап) - в качестве пилотной команды была выбрана команда бухгалтеров, чтобы определить и применить методологический подход кайдзен и распространить передовой опыт среди других команд, помогая им преодолевать трудности проект.

На заключительном этапе (применение методологии) подход Кайдзен состоит из четырех отдельных уровней: (1) организация команды; (2) Видимые лучшие практики; (3) Улучшение процесса; и (4) Автономия рабочей группы.

Улучшение процесса
Первым шагом этого уровня (уровень 3 — улучшение процесса) является картирование процесса . Для выбранных процессов была создана карта процессов, чтобы понять текущий поток информации, с идентификацией всех сотрудников, задач, входов и выходов в процессе.

На этом мероприятии присутствовал внешний консультант, который помог команде критически осмыслить актуальность задачи. Время, потраченное на каждую задачу, было рассчитано для определения времени выполнения процесса .