Корпоративный центр этой группы отвечает за предоставление услуг по поддержке различных направлений бизнеса. В корпоративной сфере финансовые услуги , в которых работают около 400 человек, обеспечивают обслуживание кредиторской и дебиторской задолженности, управление активами, бухгалтерский учет и услуги по консолидации счетов для нескольких компаний группы.
Задача
Миссия финансового отдела этой транснациональной компании состоит в том, чтобы обеспечить бизнес-подразделениям быструю и надежную управленческую информацию на постоянной основе. Чтобы сделать решающий шаг к выполнению этой миссии, был начат День непрерывного улучшения , основная цель которого — сократить время закрытия счета до 5-го рабочего дня следующего месяца. Эта цель означает более быструю реакцию на возможные отклонения финансовых показателей компаний. Таким образом, девизом этой трансформации стало предоставление качественной информации в сокращенные сроки.
В центре внимания
Методология, использованная для достижения этих результатов, основывалась на трех основных принципах:
Оптимизация финансовых процессов
Одним из подходов к сокращению времени закрытия счетов была эффективность процесса . Поэтому, чтобы сократить это время, мы начали с картирования важнейших процессов, которые способствуют ежемесячной консолидации счетов. Далее, после определения возможностей для улучшения, было изложено будущее видение процессов. После реализации видения будущего время было сокращено за счет таких действий, как: упрощение и автоматизация задач посредством RPA (Robotic Process Automation), интеграция задач, сокращение количества участников или сокращение промежуточных запасов информации, например, между последовательными этапами процесса, выполняемыми разными людьми.
Эти меры также способствовали решению одной из главных трудностей любого финансового отдела: высокой сезонности задач, вызывающей отсутствие балансировки нагрузки в течение месяца (обычно конец месяца — это пик работы). Объединив междисциплинарную команду, состоящую из сотрудников финансового отдела и отделов поставщиков информации, удалось улучшить ритмичность и коммуникацию и, следовательно, сбалансировать рабочую нагрузку в течение месяца.
Сокращение ошибок при закрытии счета
Помимо неэффективности, устраняемой с помощью инициатив по оптимизации проц израильские номера телефонов ессов , ошибки также приводят к увеличению времени выполнения заказов, поскольку они приводят к доработке . Кроме того, цель закрытия счетов имеет очень высокие базовые стандарты в отношении отсутствия ошибок. Поэтому приоритетом стало принятие мер по улучшению качества результатов .
Матрица самокачества позволила выявить ошибки, допущенные и обнаруженные финансовым отделом, а также каждым отделом поставщика и заказчика. В результате этого сопоставления возникла необходимость создания стандартов, позволяющих избежать возникновения ошибок (путем анализа первопричин) и, когда это невозможно, избежать их перехода на следующий этап.
Организационная трансформация
Помимо изменений в рабочих процессах, была оптимизирована и организация команд . Организация с функциональными подразделениями была преобразована в организацию потока создания ценности . Это означает, что вместо того, чтобы все члены команды выполняли одинаковые задачи (например, работа с кредиторской задолженностью), команды состоят из участников, которые выполняют несколько разных задач и, следовательно, могут нести ответственность за весь процесс. В этой новой модели команды были организованы по компаниям или бизнес-подразделениям, состоящим из нескольких элементов с разными компетенциями и основным показателем которых был конечный результат консолидации счетов. Эта новая организация позволила повысить ответственность команд, а также повысила их мотивацию .
Изменение поведения имеет важное значение для обеспечения устойчивости всех реализованных улучшений. В такой большой команде, как этот финансовый отдел, важно установить базовые процедуры стабилизации , чтобы команда развивалась и становилась все более автономной. Таким образом, было установлено время встреч для всех команд, сосредоточенных на планировании работы, мониторинге показателей и реализации мер по улучшению. Кроме того, команда стандартизировала процессы, имеющие решающее значение для успеха ее работы, что быстро привело к большей стандартизации процессов и более гибкому, быстрому и эффективному привлечению новых сотрудников.
