Американская ассоциация юристов сообщает нам, что «типичная компания из списка Fortune 1000 управляет от 20 000 до 40 000 активных контрактов в любой момент времени. По крайней мере 10% из них потеряны, их трудно найти или даже забыты или неуместны».
Если углубиться в детали проблемы управления контрактами, ситуация, похоже, становится еще хуже. Опрос Docusign, проведенный в 2022 году среди более чем 1300 специалистов по контрактам по всему миру, показал, что:
Наемным специалистам требуется в среднем 45 минут, чтобы найти завершенный контракт.
46% респондентов не смогли найти контракт
84 минуты — это среднее время, необходимое для поиска конкретной информации в контракте.
68% респондентов нуждаются в доступе к выполненным контрактам хотя бы раз в неделю.
Это серьезная задача даже для команд среднего размера. В среднем на составление, согласование и поиск контракта у сотрудников уходит 30 часов рабочего времени . Для организации среднего размера, заключающей около 500 контрактов в год, это соответствует 7 штатным сотрудникам в год.
К счастью, решение уже близко. Современное централизованное хранилище контрактов может оказать существенное и положительное влияние на процессы управления контрактами в компаниях. Репозитории цифровых контрактов доказали свою высокую эффективность в повышении эффективности и сокращении количества часов, которые организации тратят на поиск контрактов.
Что такое хранилище цифровых контрактов?
По сути, хранилище контрактов — это место, где хранятся контракты.
На протяжении всей истории это означало наличие физических мест хранения, содержащих тысячи бумажных файлов. Сегодня этот термин превратился в централизованную облачную систему хранения завершенных сделок . Чтобы быть более эффективным и продуктивным, репозиторий контрактов должен быть доступен для поиска по извлеченным полям и ключевым терминам. Его также следует легко обновлять при внесении изменений в контракты, продлениях и законодательных/нормативных изменениях. Это живой, дышащий инструмент, а не статичное место.
Некоторые компании используют инструменты общего назначения, такие как Microsoft SharePoint или общий диск, для элект база данных телефонов ронного хранения контрактов и других важных документов, но этот метод оставляет желать лучшего. Современное хранилище цифровых контрактов представляет собой нечто большее, чем просто цифровой файл: это мощный инструмент, который повышает эффективность работы отдела, безопасность, сотрудничество и точность на всех этапах жизненного цикла контракта, включая подготовку, создание, хранение и управление документами. Преимущества становятся еще больше, если доступ распределяется между утвержденными администраторами для выполнения различных функций во всей компании.
Зачем необходимо хранилище цифровых контрактов?
Современная юридическая контора наполнена неэффективными процессами создания, проверки, управления и хранения документов. Перед подписанием штатные юристы прикованы к ручным рабочим процессам и отключенным системам для переговоров, проверки и утверждения контрактов. После подписания всеми сторонами возникают новые вопросы, связанные с управлением продлениями, обязательствами и рисками. Частично трудность заключается в незнании того, где хранятся контракты; Частично проблема заключается в отсутствии возможностей поиска ключевой информации.
По данным Gartner ,Составление контракта, переговоры, рассмотрение и утверждение могут занять до половины времени юридического отдела. Кроме того, из-за разрозненных функций и отделов юристам становится сложнее управлять и находить тысячи соглашений и контрактов, заключенных во всей организации. Эта проблема потенциально обострилась во время пандемии, поскольку растущая удаленная и гибридная рабочая сила увеличила потребность в сотрудничестве в Интернете. Кроме того, юридическое бюро несет ответственность за обеспечение адекватной безопасности и конфиденциальности, предоставляя доступ только экспертам в этой области, имеющим соответствующее разрешение.
Традиционные контрактные системы хранения несбалансированы и непоследовательны, что делает их более уязвимыми к рискам и несоблюдению требований. Централизованное хранилище цифровых контрактов имеет расширенные функции совместной работы, быстро повышающие прозрачность, эффективность и информационную безопасность.
