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这有助于最大限度地减少机密信息面临风险的漏洞。 “对于小型企业来说，自定义访问权限非常重要，尤其是当多个部门使用相同的文档管理系统时，”Kubicki 说道。“这可以确保财务数据只限于会计部门，敏感的员工信息只能由人力资源部门查看，等等。” 8. 确定保留某些文件的时间。 了解应保留某些文档多长时间可提高安全性并释放存储空间。有些文档不需要永久保存，而有些文档则足够重要，值得保留。 “大多数文件不应该永久保存，”Kubicki 说。


“例如，美国国税局建议小企业保留财务记录七年文件，如供应商合同和客户订单记录，保留更长时间是正常的。” 9. 向您的员工传授文件管理系统。 遵循上述所有步骤只是实施新文件管理实践的开始。为了确保为您的小型企业实现适当的文件组织，您还应该培训您的员工了解您的文件组织方法。 建立具体的文件组织系统首先要概述一致的归档做法。您设置的系统应涵盖上述所有程序和注意事项。一旦您确定了公司将如何遵守这些最佳实践，请将您的程序以书面形式记录下来，也许可以写在员工手册中。




用培训来补充您的书面协议，了解如何遵循您制定的指导方针。有了稳固的系统和训练有素的团队，您的小型企业的数字文件组织应该不会有任何问题。 10.考虑协作功能。 最后，一旦您的档案完全数字化并整理完毕，您的团队就需要能够快速修改文档，而不会产生矛盾的编辑。最好的文档管理系统具有内置工具来帮助团队协作。 “好的系统会跟踪所有内容的版本，允许多个用户同时访问同一文档，并促进生产协作，”柯林斯说。“对于更复杂的应用程序，工作流可以通过路由、批准、签名、清单和提醒为定义的流程增加结构和准确性。