数据保留政策的三个步骤

[PrisilaS11]

道德考量
最后但并非最不重要的一点是,数据保留策略也具有道德意义。在数据隐私备受关注的时代,无正当理由保留客户数据可被视为不道德。透明的数据保留策略有助于与客户建立信任,因为它表明组织致力于保护其数据并负责任地使用它。

通过了解什么是Salesforce数据保留策略并认识到其重要性,组织可以采取主动的方法进行数据管理。无论是遵守法律,优化数据存储,增强数据安全性还是做出明智的业务决策,明确定义的数据保留策略在现代业务环境中都是必不可少的。

创建数据保留策略似乎是一项艰巨的任务,但可以分解为可管理的步骤。以下是三个基本步骤,可帮助您为Salesforce构建强大的数据保留策略:

1。记录您的数据

创建数据保留策略的第一步是对组织收集和存储在Salesforce中的所有数据类型进行分类。这涉及创建一个全面的列表或表,其中包含诸如数据源,其目的以及使用它的部门之类的详细信息。

对数据进行编目有多种用途。首先,它可以帮助您全面了解数据格局,从而更轻松地识别冗余和空白。其次,它为数据保留决策过程中的后续步骤奠定了基础。如果没有完全了解您拥有的数据,就不可能就保留数据的 马来西亚电话号码列表 时间或删除时间做出明智的决定。

2。查看您的数据

拥有目录后,下一步就是严格审查每种类型的数据。这涉及问几个关键问题:

这些数据对于业务运营或法律合规性是必要的吗？
这些数据对组织有用多长时间？
长时间保留此数据是否有任何风险？
这些问题的答案将帮助您确定每种数据的“保留期”。例如,出于会计和税收目的,交易数据可能需要保留几年,而营销数据可能会更快地过时。

3。建立数据删除程序

确定数据的保留期限后,最后一步是建立数据删除程序。这涉及在Salesforce中建立机制,以在数据保留期结束后自动存档或删除数据。

Salesforce提供了各种功能来帮助您自动化此过程,包括数据归档和自动删除设置。彻底测试这些机制以确保它们按预期工作至关重要。此外,建议让法律和合规团队参与审查这些程序,以确保它们满足所有法规要求。