根据国际展览和活动协会 (IAEE) 最近的一篇文章，会议和大会的未来是有保障的。在美国，2018 年约有 34% 的此类活动是由协会和会员发起的。
由于此类活动需要将来自世界各地的大量人群聚集在一起，因此策划者需要必要的工具来安排活动。会议需要一份在固定时间表内包括演讲、讨论和研讨会的日程安排。
如果您是活动策划者，以下是策划下一场会议的五个技巧。
使用活动应用程序进行电子邮件营销
当活动应用与电子邮件营销软件集成时，缺席人数将会减少。考虑到提前花费在人工和材料上的时间和金钱，大量缺席的代价是昂贵的。
但是，在活动开始前几周发送多封电子邮件可以营造氛围和预期，从而减少缺席的情况。此外，电子邮件还可以提醒与会者活动安排。
其次，电子邮件营销软件是活动前进行调查的有效方法。如果组织者知道与会者喜欢的话题，他们就知道如何找到合适的演讲者。
电子邮件选择加入 WordPress 插件第三，大多数活动都使用电子邮件作为注册和全额付款的证明。条形码或动态二维码的加入有助于跟踪出席情况。
最后，建议在电子邮件中附上日程安排。以视觉方式提醒主题将维持参加的兴趣。
制定议程
制定全面的计划是活动安排的一部分。计划应包 美国牧师电子邮件列表 括以下详细信息：
会议或研讨会日程安排（从注册到活动结束）
主题
发言者姓名
活动时长
活动组织者将日程安排上传到活动应用中，供与会者和活动工作人员在活动前和活动期间访问。活动结束后，这些内容仍可用于供与会者跟踪演讲者和赞助商。
Thrive Leads：建立您的邮件列表还要注意的是，日程安排随时可能发生变化。演讲者和主题可能会随时改变。因此，最新的计划应始终与活动应用程序同步，以便与会者不断获得最新信息。
将会议与数字日历整合在一起
找到一种将会议嵌入与会者的 Google 日历、macOS 日历或 Microsoft Outlook 的方法。会议将在他们的生活背景中呈现，使活动更贴近个人。
4.备份计划
如果没有应急计划，活动安排就不完整。活动策划者需要适应最后一刻的日程变化。
场地会发生变化，尤其是在繁忙季节。请提前几天致电该场地确认活动。
由于不可预见的情况，演讲者可能会突然无法出席。在规划活动时，请告知后备演讲者他们可能需要介入。此外，探索延长某些会议的可能性。
参加人数激增将需要额外的食物和空间。要解决这个问题，要么严格登记，要么想办法挤进区域并订购更多食物。
