Почему следует использовать систему управления документами?
Система управления База мобильных номеров Катара документами должна сделать работу проще, продуктивнее и эффективнее, избавляя сотрудников от часов утомительной деятельности и разочарований, связанных с невозможностью быстрого доступа к нужным документам. Ниже приведены основные преимущества использования системы управления документами:
1. Повышение производительности
Когда сотрудники тратят меньше времени на поиск документов или выполнение ручных и повторяющихся задач, у них появляется больше времени, чтобы посвятить себя работе, добавляющей ценность.
2. Снижение риска безопасности
Обеспечение безопасности информации и использование динамического доступа снижают риски и риски информационной безопасности. Когда документы хранятся в облаке, аварийное восстановление упрощается в случае неожиданного пожара или наводнения.
3. Повышенные меры по обеспечению соответствия
Стандарты соответствия для многих деловых документов могут быть обширными и трудновыполнимыми. Система управления документами помогает предприятиям избежать штрафов, отзыва лицензий и даже преступлений за счет автоматизации важных документов в соответствии с нормативными стандартами.
4. Быстрый и простой поиск документов
По данным Forrester, на поиск документа сотрудники тратят 18 минут. Система управления документами, основанная на метаданных, позволяет быстро и просто найти нужный документ.
5. Улучшение сотрудничества
Система управления документами облегчает обмен информацией и совместную работу, обеспечивая доступ к документам из различных источников во многих местах. Пользователи могут обмениваться документами, отслеживать рабочие процессы и совместно создавать документы.
Преимущества системы документооборота
Преимущества системы управления документами (СУД) заключаются в следующем:
Центральное хранилище документов для всех документов
Доступ ко всем документам
Глобальный доступ через Интернет
Полу- или полностью автоматическое хранение
Полные результаты поиска за считанные секунды
Оптимизация процессов и прозрачность рабочих процессов
Уменьшите место для хранения
Защита от огня и воды
Доступность и читабельность на долгие годы
Юридическое хранение документов
Типы систем управления документами
Существует несколько типов систем управления документами , в зависимости от того, как они классифицируются . Они заключаются в следующем:
1. Облако или локальная среда
Какая для вас идеальная ИТ-среда: облачная, локальная или гибридная?
Облачные системы программного обеспечения для управления документами сохраняют ваши файлы в облаке, делая их доступными из любого места, где есть подключение к Интернету.
